Regulamento de Compras e Contratação de Serviços e Obras
INSTITUTO EMPREENDEDOR SUSTENTÁVEL – IES CNPJ: 43.076.932/0001-20
Endereço: AV. SENADOR VITORINO FREIRE, 01 – EDF COM SÃO LUÍS OFFICE, SL 1306 – AREINHA, SÃO LUÍS/MA – CEP 65.030-015
PREÂMBULO
O INSTITUTO EMPREENDEDOR SUSTENTÁVEL – IES, pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, constituído em 15/04/2021, com sede na Av. Senador Vitorino Freire, 01 – Sala 1306, Edifício Comercial São Luís Office, Bairro Areinha, São Luís/MA, CEP 65015-030, e foro na mesma cidade, reconhecendo a importância da boa governança, da transparência, da economicidade e da probidade na gestão de seus recursos e na execução de suas atividades, projetos e obras, institui o presente Regulamento de Compras e Contratação de Serviços e Obras.
Este Regulamento visa estabelecer diretrizes e procedimentos claros para a aquisição de bens, contratação de serviços e execução de obras, em conformidade com a legislação brasileira aplicável, em especial a Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil – MROSC), o Decreto nº 8.726, de 27 de abril de 2016, e as normativas específicas de cada fonte de recurso, bem como as melhores práticas de gestão do terceiro setor.
CAPÍTULO I – DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º – Objeto e Finalidade
O presente Regulamento estabelece as normas e procedimentos para a aquisição de bens, contratação de serviços e execução de obras pelo IES, com o objetivo de assegurar:
I – A legalidade, a transparência e a probidade em todas as operações;
II – A economicidade e a eficiência na aplicação dos recursos;
III – A impessoalidade e a objetividade na seleção de fornecedores e prestadores de serviços;
IV – A qualidade dos bens, serviços e obras adquiridos ou contratados;
V – A responsabilidade e a clareza nas atribuições dos envolvidos nos processos.
Art. 2º – Âmbito de Aplicação
Este Regulamento aplica-se a todas as compras, contratações de serviços e obras realizadas pelo IES, independentemente da fonte de recurso, e vincula todos os seus dirigentes, colaboradores, voluntários e quaisquer pessoas que atuem em nome da organização.
Art. 3º – Princípios Fundamentais
As ações de compras e contratações do IES serão pautadas pelos seguintes princípios:
I – Transparência: Publicidade e clareza de todas as etapas do processo, com registro adequado.
II – Impessoalidade: Tratamento equitativo a todos os potenciais fornecedores e prestadores, sem favorecimentos.
III – Economicidade: Busca pela melhor relação custo-benefício, visando a otimização dos recursos.
IV – Eficiência: Obtenção dos resultados esperados com o mínimo de recursos e tempo.
V – Probidade: Atuação ética, íntegra e honesta de todos os envolvidos.
VI – Responsabilidade: Definição clara das atribuições e responsabilidades de cada agente. VII – Proporcionalidade: Adequação dos procedimentos à complexidade e ao valor da contratação.
VIII – Nexo Causal: Vínculo direto entre a despesa e o objeto da atividade, projeto ou obra.
Art. 4º – Definições
Para os fins deste Regulamento, considera-se:
I – Bens: Produtos materiais, duráveis ou de consumo.
II – Serviços: Atividades intelectuais, ou materiais, prestadas por terceiros.
III – Obras: Construções, reformas ou ampliações de imóveis.
IV – Contratação: Processo que envolve a aquisição de bens, serviços ou obras.
V – Proponente: Pessoa física ou jurídica que oferece bens, serviços ou obras.
VI – Termo de Referência (TR) / Projeto Básico (PB): Documento que descreve o objeto da contratação, suas especificações, requisitos e condições.
VII – Nexo Causal: Relação direta e comprovável entre a despesa realizada e a finalidade da atividade, projeto ou obra.
Art. 5º – Atribuições e Responsabilidades Gerais
I – Diretoria Executiva: Responsável pela aprovação final das contratações, conforme alçadas estabelecidas, e pela supervisão geral do cumprimento deste Regulamento.
II – Setor Solicitante: Responsável por identificar a necessidade, elaborar o Termo de Referência/Projeto Básico e justificar a contratação.
III – Setor de Compras/Comissão de Compras: Responsável pela pesquisa de mercado, cotações, análise das propostas e seleção dos proponentes, conforme as modalidades de contratação.
IV – Setor Financeiro: Responsável pela verificação da disponibilidade orçamentária, realização dos pagamentos e registro contábil das despesas.
V – Fiscal do Contrato: Responsável por acompanhar a execução do contrato, atestar a entrega dos bens ou a prestação dos serviços/obras e comunicar eventuais inconformidades.
Parágrafo único. Em face da estrutura organizacional do IES, as atribuições descritas nos incisos II, III, IV e V deste artigo poderão ser acumuladas por um mesmo membro da Diretoria Executiva ou por colaborador formalmente designado, especialmente para contratações de menor complexidade e valor, desde que haja justificativa e que a segregação de funções seja observada sempre que possível e proporcional ao risco da operação.
Art. 6º – Conflito de Interesses
I – É vedada a participação, em qualquer fase do processo de compras e contratações, de dirigentes, colaboradores, voluntários ou membros de comissões que possuam interesse direto ou indireto na contratação, ou que tenham vínculo familiar (cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o segundo grau) com o proponente.
II – Os envolvidos nos processos de compras e contratações deverão assinar declaração de inexistência de conflito de interesses.
Art. 7º – Documentação e Arquivamento
Geral Todos os documentos relativos aos processos de compras e contratações, incluindo justificativas, orçamentos, análises, contratos, notas fiscais e comprovantes de pagamento, deverão ser devidamente registrados, organizados e arquivados pelo IES pelo prazo mínimo de 10 (dez) anos, ou por período superior se exigido pela legislação específica da fonte de recurso.
Art. 8º – Sanções Internas
O descumprimento das normas deste Regulamento por parte de dirigentes, colaboradores ou voluntários do IES poderá acarretar medidas disciplinares internas, conforme as políticas de recursos humanos da organização e a gravidade da infração.
CAPÍTULO II – REGRAS COMUNS DE CONTRATAÇÃO
(Aplicáveis a todas as fontes de recurso, salvo disposição em contrário em Capítulo específico)
Art. 9º – Planejamento da Demanda
I – Toda compra, contratação de serviço ou obra deverá ser precedida de planejamento que inclua a identificação da necessidade, a justificativa da despesa e a elaboração de Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB) detalhado.
II – O TR/PB deverá conter, no mínimo:
a) Descrição clara e objetiva do objeto;
b) Especificações técnicas dos bens, serviços ou obras;
c) Prazos de entrega ou execução;
d) Critérios de aceitação e recebimento;
e) Condições de pagamento.
Art. 10º – Pesquisa de Mercado e Estimativa de Custos
I – Antes de qualquer contratação, deverá ser realizada pesquisa de mercado para estimar o valor da despesa e comprovar a compatibilidade dos preços com os praticados no mercado.
II – A pesquisa de mercado poderá ser realizada por meio de:
a) Cotações com no mínimo 3 (três) fornecedores ou prestadores de serviços; excepcionalmente, para contratações de baixo valor ou em mercados de baixa competitividade, um número menor de cotações poderá ser aceito mediante justificativa fundamentada.
b) Tabelas de preços de associações profissionais ou órgãos públicos;
c) Publicações especializadas;
d) Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, com registro de data e hora de acesso;
e) Contratações similares realizadas pelo IES ou por outras entidades.
Art. 11º – Modalidades de Contratação
As contratações serão realizadas, conforme o valor estimado e a complexidade do objeto, nas seguintes modalidades:
I – Compra Direta / Dispensa de Cotação:
a) Para despesas de pequeno valor, até R$50.000,00, desde que devidamente justificada a economicidade e o nexo causal.
b) A dispensa de cotação não exime a necessidade de pesquisa de mercado para comprovação de preços.
II – Cotação Simplificada:
a) Para despesas com valor superior a R$50.000,00 e até R$600.000,00.
b) Exige a obtenção de, no mínimo, 3 (três) propostas válidas de diferentes fornecedores ou prestadores de serviços.
c) A seleção será pela proposta de menor preço, desde que atenda às especificações do TR/PB.
III – Processo Competitivo / Concorrência:
a) Para despesas com valor superior a R$600.000,00 e/ou de alta complexidade.
b) Exige a elaboração de um edital simplificado, com ampla divulgação, que estabeleça critérios objetivos de seleção (técnica e/ou preço).
c) Poderá ser realizada por meio de convite, tomada de preços ou concorrência, adaptando-se à natureza e ao valor do objeto.
IV – Inexigibilidade de Cotação:
a) Para contratações em que a competição seja inviável, como nos casos de fornecedor ou prestador de serviço exclusivo, notória especialização ou inviabilidade técnica/econômica de obtenção de múltiplas propostas.
b) Exige justificativa detalhada e aprovação da Diretoria Executiva, independentemente do valor.
V – Dispensa de Processo Competitivo:
a) Para contratações em situações específicas previstas em lei ou normativos aplicáveis, como emergência ou calamidade, desde que devidamente justificadas.
Parágrafo único. Os valores de referência para as modalidades de contratação (R$50.000,00 e R$600.000,00) poderão ser revisados e ajustados periodicamente pela Diretoria Executiva do IES, mediante ato próprio, considerando a realidade financeira da organização e as melhores práticas de mercado.
Art. 12º – Formalização da Contratação
I – As contratações deverão ser formalizadas por meio de Ordem de Compra/Serviço ou Contrato, conforme o valor e a complexidade.
II – Os instrumentos de formalização deverão conter, no mínimo:
a) Identificação das partes;
b) Objeto da contratação;
c) Valor e condições de pagamento;
d) Prazos e cronograma;
e) Obrigações e responsabilidades das partes;
f) Penalidades por descumprimento. Parágrafo único. Para compras de valor inferior a R$50.000,00, a formalização poderá ser simplificada, bastando a apresentação de nota fiscal ou recibo e a devida autorização da despesa, dispensando a emissão de Ordem de Compra/Serviço formal.
Art. 13º – Execução e Fiscalização
I – A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada pelo Fiscal do Contrato designado, que deverá atestar a conformidade do bem, serviço ou obra com o contratado.
II – Qualquer alteração no objeto, valor ou prazo do contrato deverá ser formalizada por aditivo ou apostilamento, conforme o caso, e aprovada pela Diretoria Executiva.
Parágrafo único. Para compras de valor inferior a R$50.000,00, a fiscalização poderá ser realizada pelo próprio solicitante ou pelo responsável pelo recebimento do bem/serviço, mediante atesto simplificado na nota fiscal ou recibo.
Art. 14º – Pagamento
I – O pagamento somente será realizado após a comprovação da entrega do bem ou da execução do serviço/obra, mediante apresentação de nota fiscal ou recibo válido e atestado de recebimento.
II – Todas as despesas deverão ter nexo causal com as atividades do IES e ser compatíveis com o orçamento aprovado.
CAPÍTULO III – REGRAS ESPECÍFICAS POR FONTE DE RECURSO
Seção I – Recursos de Parcerias com o Poder Público (Lei nº 13.019/2014)
Art. 15º – Referência Legal
As contratações realizadas com recursos provenientes de parcerias com o Poder Público (termos de fomento e termos de colaboração) serão regidas pela Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014, e pelo Decreto nº 8.726, de 27 de abril de 2016, além do presente Regulamento.
Art. 16º – Métodos de Contratação e Limites de Valores
I – As compras e contratações de bens e serviços com recursos de parcerias públicas adotarão os métodos usualmente utilizados pelo setor privado, conforme o Art. 36 do Decreto nº 8.726/2016. II – Os limites de valores para as modalidades de contratação (Art. 11º) serão aplicados, com a ressalva de que a economicidade e o nexo causal com o objeto da parceria devem ser rigorosamente comprovados.
Art. 17º – Comprovação de Preços e Nexo Causal
I – A pesquisa de mercado (Art. 10º) deverá ser robusta, utilizando-se preferencialmente de fontes como o Transferegov.br, Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), ou cotações com no mínimo 3 (três) fornecedores.
II – O nexo causal entre a despesa e o objeto da parceria, conforme o plano de trabalho aprovado, deve ser claramente demonstrado em toda a documentação.
Art. 18º – Realização de Despesas
I – As despesas com recursos de parcerias públicas deverão estar previstas no plano de trabalho aprovado e ter nexo causal com o objeto da parceria.
II – Remuneração de Equipe e Dirigentes:
a) É permitida a remuneração da equipe encarregada da execução do plano de trabalho, incluindo pessoal próprio da OSC e dirigentes, desde que exerçam ação prevista no plano de trabalho aprovado.
b) A remuneração deve ser compatível com o valor de mercado na região de atuação do IES e observar o teto da remuneração do Poder Executivo federal.
c) As despesas com impostos, contribuições sociais, FGTS, férias, 13º salário, salários proporcionais e verbas rescisórias são permitidas, desde que proporcionais ao tempo efetivamente dedicado à parceria.
d) A memória de cálculo do rateio da despesa deverá ser inserida na plataforma Transferegov.br, vedada a duplicidade ou sobreposição de fontes de recursos.
III – Contratos de Trabalho (CLT):
a) As despesas com pessoal contratado sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para a execução da parceria são permitidas, incluindo salários, benefícios e encargos sociais, desde que previstas no plano de trabalho e em conformidade com a legislação trabalhista.
b) O pagamento de verbas rescisórias, mesmo após o término da parceria, será proporcional ao período de atuação do profissional na execução das metas previstas no plano de trabalho.
IV – Custos Indiretos:
a) Despesas com internet, transporte, combustível, aluguel, telefone, consumo de água, energia e gás, obtenção de licenças, despesas de cartório, remuneração de serviços contábeis, assessoria jurídica, assessoria de comunicação e serviços gráficos são permitidas como custos indiretos, desde que necessárias à execução do objeto. b) É permitida a previsão de rateio de custos indiretos, desde que devidamente justificado no plano de trabalho.
V – Aquisição de Bens Permanentes:
a) A aquisição de bens permanentes é permitida se essencial à consecução do objeto e prevista no plano de trabalho.
b) A titularidade dos bens remanescentes será do IES, salvo se o instrumento de parceria dispuser que a titularidade será do órgão ou entidade pública federal.
c) Em caso de dissolução do IES, os bens remanescentes serão destinados a outra instituição congênere, conforme o Estatuto do IES e a legislação aplicável.
VI – Obras e Adequação de Espaço Físico:
a) Serviços de engenharia para adequação de espaço físico são permitidos se necessários à instalação de equipamentos e materiais essenciais à execução do objeto.
b) A realização de obras deve observar a legislação específica e as previsões da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) para transferência de recursos de capital.
VII – Custo de Elaboração de Proposta:
a) É permitido o reembolso do custo de elaboração da proposta apresentada no chamamento público, no montante de até 5% (cinco por cento) do valor global do instrumento, limitado a R$50.000,00 (cinquenta mil reais), desde que a proposta seja selecionada e a despesa comprovada.
Art. 19º – Transparência e Publicidade
O IES deverá divulgar em seu sítio eletrônico oficial e em locais visíveis de sua sede social e dos estabelecimentos em que exerça suas ações, as informações sobre as parcerias celebradas com o Poder Público, conforme o Art. 11 da Lei nº 13.019/2014 e o Art. 80 do Decreto nº 8.726/2016.
Seção II – Recursos de Leis de Incentivo
Art. 20º – Referência Legal
As contratações realizadas com recursos provenientes de Leis de Incentivo deverão observar as normativas específicas de cada lei e fundo, além do presente Regulamento. As principais leis e fundos utilizados pelo IES incluem:
I – Lei Rouanet (Lei Federal de Incentivo à Cultura - Lei nº 8.313/1991);
II – Lei do Esporte (Lei nº 11.438/2006);
III – Lei Estadual de Incentivo à Cultura do Maranhão (Lei nº 8.685/2007);
IV – Lei Estadual de Incentivo ao Esporte (Lei nº 9.437/2011);
V – Fundo da Infância e Adolescência (FIA);
VI – Fundo do Idoso (FI).
Art. 21º – Regras de Cotação e Aprovação Prévia
I – Os limites de valores e a quantidade de cotações exigidas para cada modalidade de contratação (Art. 11º) serão adaptados conforme as Instruções Normativas e Portarias específicas de cada Lei de Incentivo ou Fundo.
II – Caso a legislação específica exija aprovação prévia de despesas ou fornecedores pelo órgão gestor, esta deverá ser obtida antes da formalização da contratação.
Art. 22º – Especificidades de Contratação
I – Serão observadas quaisquer regras particulares de contratação impostas pelas normativas das Leis de Incentivo, tais como:
a) Vedação de contratação de parentes;
b) Necessidade de publicidade específica para editais de seleção de fornecedores;
c) Exigência de notas fiscais detalhadas ou outros documentos fiscais específicos.
II – A remuneração de dirigentes e equipe, bem como as despesas com pessoal CLT, serão permitidas desde que expressamente previstas e justificadas no projeto aprovado e em conformidade com as normativas da respectiva Lei de Incentivo ou Fundo.
Art. 23º – Requisitos de Prestação de Contas Específicos
A documentação de compras e contratações deverá estar em total conformidade com os requisitos de prestação de contas da respectiva Lei de Incentivo ou Fundo, incluindo prazos e formatos de apresentação.
Seção III – Recursos Próprios
Art. 24º – Maior Flexibilidade
As contratações realizadas com recursos próprios do IES (doações de pessoas físicas/jurídicas, receitas de serviços, eventos, etc.) terão maior flexibilidade na aplicação, desde que observem os princípios fundamentais do Art. 3º e as regras comuns de contratação do Capítulo II.
Art. 25º – Limites de Valores para Cotação
I – Para despesas com valor até R$50.000,00, a cotação simplificada (Art. 11º, II) poderá ser realizada com no mínimo 2 (duas) propostas, ou dispensa de cotação (Art. 11º, I) com justificativa da economicidade.
II – Para despesas com valor superior a R$50.000,00, aplica-se a cotação simplificada com no mínimo 3 (três) propostas ou processo competitivo, conforme o caso.
Art. 26º – Níveis de Aprovação Interna
Os níveis de alçada para aprovação de despesas com recursos próprios serão definidos em política interna específica do IES, buscando agilidade sem comprometer a governança.
Art. 27º – Realização de Despesas
A remuneração de dirigentes e equipe, bem como as despesas com pessoal CLT, são permitidas com recursos próprios, conforme as políticas internas de recursos humanos do IES e a legislação trabalhista, sem as restrições de teto ou compatibilidade com o Poder Executivo federal, salvo se o Estatuto ou políticas internas do IES assim o determinarem.
CAPÍTULO IV – DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 28º – Contratos Vigentes
O presente Regulamento aplica-se a todas as compras e contratações iniciadas a partir da data de sua entrada em vigor. Os contratos e obrigações vigentes antes da aprovação deste Regulamento continuarão a ser regidos pelas normas sob as quais foram celebrados, salvo se houver aditamento que expressamente os submeta às novas regras, o que deverá ser avaliado caso a caso pela Diretoria Executiva.
Art. 29º – Revisão do Regulamento
Este Regulamento será revisado anualmente ou sempre que houver alterações na legislação pertinente ou nas necessidades do IES, visando ao seu aprimoramento contínuo.
Art. 30º – Casos Omissos
Os casos omissos neste Regulamento serão resolvidos pela Diretoria Executiva do IES, em conformidade com os princípios e a legislação aplicáveis.
Art. 31º – Vigência
Este Regulamento entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria Executiva do IES.
São Luís/MA, 11 de janeiro de 2023
Maeme da Silva Menescal
Presidente IES